Version mise à jour le 10 décembre 2023

Préambule

La société EduMedia édite le site de ressources numériques éducatives EduMedia, www.edumedia.com et junior.edumedia.com (également www.edumedia-sciences.com et junior.edumedia-sciences.com).

EduMedia travaille exclusivement dans le domaine de la ressource numérique pédagogique. Depuis notre création en 2003, nos clients sont majoritairement des écoles, des bibliothèques, des commissions scolaires, des académies et des ministères de l’éducation de plusieurs pays. Nous ne serions pas là si nous n’accordions pas une vigilance particulière à la protection des données personnelles de nos utilisateurs. Avant de vous détailler notre politique en matière de collecte de données personnelles, il nous semble important de clarifier le contexte de notre activité :

Le modèle économique d’EduMedia repose exclusivement sur les ventes d’abonnements écoles et bibliothèques.
EduMedia ne tire aucun revenu de la publicité directe ou indirecte.
EduMedia utilise le protocole HTTPS afin que les données échangées entre votre navigateur et les sites d’EduMedia soient chiffrées et ne puissent pas être espionnées ou modifiées.
Nous limitons les données recueillies uniquement à ce qui est nécessaire pour remplir vos objectifs pédagogiques.
Les bureaux d’EduMedia sont situés au Canada et en France. Nos serveurs sont en Europe.
EduMedia est le seul responsable du traitement des données stockées sur ses serveurs.
Dans le cas d’un accès via le GAR, vous êtes invités à consulter les termes de notre politique de Confidentialité-GAR.

La présente charte s’inscrit dans une démarche continue de protection de données personnelles, dont toute mise à jour sera portée à la connaissance des utilisateurs du site et des abonnés.

Définitions

Pour les besoins du présent document, les termes suivants auront la définition ci-après mentionnée :

EduMedia ou l’éditeur ou nous : Société enregistrée au RCS de Bordeaux (France) sous le nom EduMedia offrant des ressources pédagogiques numériques. EduMedia possède un bureau à Québec (Canada). « EduMedia » est une marque déposée.
Site : Les sites internet www.edumedia.com , www.edumedia-sciences.com
Vous, le client ou l’internaute : Personne physique qui utilise les services en ligne proposés par EduMedia à travers le Site.
Abonnement : Contrat liant l’internaute et la société EduMedia en vue de l'utilisation du Site sur une période donnée et dont la preuve contractuelle est une facture acquittée.
Ressource(s) EduMedia : Ressource numérique (animation, simulation, quiz ou vidéo) accessible depuis le Site et dont la finalité est un usage pédagogique.
Espace Prof : Compte individuel que seul un enseignant peut se créer pour lui permettre d’accéder aux outils PARTAGER, FAVORIS, CAPTURE VIDÉO et FLIP.
Capture vidéo : Outil offert aux enseignants, et aux élèves sous certaines conditions, qui permet de faire une captation vidéo (son + image) d’une ressource EduMedia.
Flip : Outil offert aux enseignants qui permet d’activer l’option capture vidéo pour un ou tous les élèves de sa classe.
Données personnelles : Toute information d’une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Sous-traitant : Personne physique ou morale qui traite les données pour le compte d’EduMedia, dans le cadre d'un service ou d'une prestation.

1 Quelles données personnelles vous concernant sont collectées ?

Nous collectons deux types de données personnelles :

Les données renseignées par l’utilisateur (professeur, élève) au travers un formulaire ou une création comme une capture vidéo.
Les données collectées sur notre serveur via le Site (pages vues, temps passé, média vu...) pour fournir des statistiques à nos clients ou assurer une assistance technique (fichiers logs).

Nous utilisons également des applications tierces pour fournir nos services. Cela comprend par exemple l’envoi d’email automatique (email d’activation, récupération de mot de passe, …) ou des services permettant la mesure d'audience afin d’améliorer nos produits. La liste de ces applications tierces qui traitent des données personnelles ou qui peuvent utiliser des cookies sur votre ordinateur est disponible en annexe ( chapitre 7).
A aucun moment nous ne demandons à un enfant ou un élève de remplir un formulaire.

Données renseignées par le client

Les données collectées dépendent du profil de l’utilisateur :

Compte « École » :

Lorsqu’une école souscrit à notre offre « École », ou demande un essai gratuit, un profil « École » est créé pour la personne contact qui aura la charge de gérer la relation commerciale et administrative avec EduMedia. Cette personne contact devra nous communiquer :

Nom et prénom ;
Email ;
Mot de passe haché (crypté de façon à être illisible, même pour EduMedia ;
Nom de l'établissement.

Nous fournissons à la personne contact des identifiants génériques (identifiant-mot de passe ou connecteur) qu’elle devra transmettre à tous ses collègues de l'école. Tous les utilisateurs d’un compte « École » restent anonymes et aucune donnée personnelle n’est collectée.

Finalité : Assurer la relation commerciale et administrative avec EduMedia. Relayer auprès des enseignants de l'école abonnée les informations de connexion.

Compte « Espace Prof » :

Lorsqu’une école est abonnée à l’offre « École », ou lorsqu’un enseignant souscrit à l’offre « Enseignant », ou demande un essai gratuit, l’enseignant peut être invité à se créer son compte personnel. Il suit alors la procédure d’inscription Espace Prof et il doit nous communiquer :

Nom ;
Email (qui sera son identifiant personnel de connexion) ;
Mot de passe haché (crypté de façon à être illisible, même pour eduMedia) ;
Nom de son établissement.

Finalité : Se connecter à EduMedia et profiter des services offerts par l'Espace Prof.

Capture vidéo (enseignant) :

Lorsqu’un enseignant dispose d’un compte Espace Prof, il a accès à plusieurs outils, notamment l’outil capture vidéo pour lui permettre d’enregistrer des explications par-dessus une ressource. En utilisant l’outil capture vidéo, l’enseignant stocke sur nos serveurs sa voix et possiblement son image. L’enseignant dispose d’un lien vers sa création. Il peut la supprimer à tout moment.

Flip - Capture vidéo (élève) :

Par défaut, l’outil capture vidéo n’est pas activé pour les élèves. Cependant, dans le cadre d’un projet pédagogique précis (classe inversée, soutien scolaire, examen oral), l’enseignant peut décider d’activer l’outil capture vidéo pour ses élèves sur une sélection de ressources uniquement. C’est l’option Flip.

En réalisant une capture vidéo, l’élève transmet sa voix et possiblement son image (webcam en option). Pour que l’enseignant distingue chaque vidéo, l’élève nous communique également son prénom (ou un pseudo).

Finalité : Assurer la continuité pédagogique avec les élèves à distance. Mener un projet de classe inversée, préparer l’élève à l’oral, faire du soutien scolaire, évaluer.

L’élève est alerté que sa vidéo sera partagée avec son enseignant.

S’agissant de données personnelles d’élèves, voici quelques-unes des actions que nous avons prises pour que les enseignants et les élèves utilisent ce formidable outil de personnalisation en toute confiance :

L'outil capture vidéo est désactivé par défaut pour les élèves. Lorsque l’enseignant partage une ressource, l’élève n’a aucun moyen de s’enregistrer tant que l’enseignant n’a pas cliqué sur l’option « J’active les Flips ».
L’élève qui soumet une capture vidéo est alerté.e qu’elle sera automatiquement partagée avec son enseignant.
Seul l’enseignant destinataire de la vidéo dispose d’un lien de partage.
La vidéo de l’élève est stockée sur nos serveurs pendant 3 mois. Elle est automatiquement détruite après 3 mois. L’enseignant peut la supprimer avant.
Nous réduisons au strict minimum le nombre de données collectées. Pour que l’enseignant identifie la provenance d’une vidéo, nous demandons à l’élève son prénom ou un pseudo. Cette donnée n’est pas obligatoire.

Compte « Bibliothèque » :

Aucune donnée personnelle d’utilisateurs n’est collectée dans le cadre de l’offre « Bibliothèque ».

2. Votre consentement

En utilisant ce site, l’utilisateur est tenu d'accepter la présente charte de confidentialité, et consent expressément au fait que certaines données soient collectées et traitées pour les finalités décrites au premier chapitre.

Le consentement de l’enseignant est obligatoire pour valider son inscription à l’Espace Prof. Il s’agit d’une case à cocher (principe de l’opt-in si ce n’est pas « oui », c’est « non ») au moment de remplir le formulaire d’inscription.

Le consentement des élèves : S’agissant de mineurs, le consentement des parents peut être nécessaire. La responsabilité d’obtenir le consentement des parents pour l’utilisation par un élève de l’option capture vidéo est laissée au soin de l’enseignant. En acceptant notre politique de confidentialité, vous vous engagez à être pleinement en droit de faire utiliser EduMedia en autonomie par vos élèves.

Rappelons que le seul moment où une donnée personnelle provenant d’un élève est collectée c’est lors de l’utilisation de l’outil capture vidéo après activation de l’option Flip. Les vidéos créées par les élèves dans ce cadre sont automatiquement détruites après trois mois.

Rappelons également qu’il est toujours possible de partager des ressources sans activer les Flip. Les élèves accèderont aux ressources de façon totalement anonyme sans qu’aucune donnée personnelle ne transite par nos serveurs.

3. Nos engagements en matière de bonnes pratiques

Vous avez eu le courage de lire les détails des chapitres précédents. Il nous semble important de résumer en termes simples à quel point nous sommes soucieux de la protection de vos données personnelles.

Nous ne collectons que les données nécessaires au bon fonctionnement de votre abonnement et services associés :
- Nous pourrions demander le nom, le prénom d’un élève. Nous ne demandons que son prénom ou un pseudo. Cette donnée est même optionnelle.
- Nous proposons aux écoles un accès anonyme qui ne collecte strictement aucune donnée personnelle même si ce mode entraîne pour l’enseignant l’impossibilité d’utiliser les outils de l'Espace Prof.
- Pour l’enseignant qui souhaite créer son Espace Prof, nous ne demandons que le minimum requis pour se connecter : un email et un nom.
Le rôle de l’enseignant est central puisque c’est lui qui peut inviter ses élèves à utiliser EduMedia. Lorsqu’un enseignant active la capture vidéo pour ses élèves (Flip), nous proposons un lien vers une page dédiée (ici) pour lui rappeler nos engagements en matière de respect de la vie privée, même si nous disposons déjà de son consentement.
Notre politique de partage et de purge est volontairement contraignante. Seul l’enseignant bénéficie du lien de partage d’une création d’élève et ce lien ainsi que son contenu sont automatiquement détruits après trois mois.
Nous nous assurons que chaque prestataire (liste en annexe) a une qualité de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679) et la loi canadienne sur La Protection des Renseignements Personnels et les Documents Électroniques (LPRPDE).
Les données collectées ne sont bien entendu ni données, ni vendues ou louées à aucun tiers.
eduMedia s’engage à maintenir la sécurité de nos systèmes informatiques et de nos services par le biais de mises à jour régulières. Nous effectuons des améliorations constantes et appliquons des correctifs (aussi appelés rustines) pour garantir l’efficacité, la performance optimale et la sécurité de nos systèmes. Ces mises à jour peuvent inclure des modifications pour renforcer la sécurité, corriger des bugs ou améliorer les fonctionnalités. eduMedia se réserve le droit de réaliser ces mises à jour sans préavis, tout en s’assurant que cela n’interfère pas avec l’expérience utilisateur et en respectant à tout moment notre Politique de confidentialité. Malgré l'adoption de pratiques exemplaires pour sécuriser les informations et les données, eduMedia ne peut garantir une sécurité totale en raison de l'évolution des technologies malveillantes (virus, piratage ...) et d'autres facteurs de risque imprévisibles tels que les défaillances matérielles ou logicielles. En conséquence, eduMedia décline toute responsabilité en cas de pertes ou d'altérations de données.
Si un incident impactant l’intégrité ou la confidentialité des données stockées est détecté, nous nous engageons à informer dans les délais les plus brefs, toutes les parties prenantes.

4. Qui est responsable de traitement de vos Données personnelles ?

EduMedia est le responsable du traitement des données personnelles. Nous agissons en qualité de sous-traitant sur instructions du payeur (votre chef d’établissement ou directeur académique des services d’éducation, responsable de centre de services scolaire).

EduMedia reste votre interlocuteur privilégié pour toute question concernant la collecte et l’utilisation de vos données personnelles. Vous pouvez poser vos questions par email à l’adresse suivante : dpo@edumedia.com

Les détails sur la société EduMedia et ses coordonnées de contact se trouvent sur la page des Mentions légales.

5. Combien de temps conservons-nous vos données - suppression des données ?

Les données personnelles des comptes « École » et « Enseignant » sont conservées tant qu’elles sont nécessaires au bon fonctionnement de votre compte et à la prise de contact, avec une période de prolongation de 2 ans suivant la résiliation de votre compte. Passées cette date, les comptes seront détruits ainsi que toutes les données y étant rattachées.
Les captures vidéos des enseignants sont conservées tant que le compte personnel Espace prof de l’enseignant reste actif. Tout comme les autres données personnelles, elles seront détruites après une période de prolongation de 2 ans suivant la résiliation de votre compte.
Les captures vidéos des élèves (option Flip) sont détruites après trois mois, même si l’abonnement de leur enseignant reste actif.
La newsletter : S’agissant de votre consentement à recevoir notre newsletter et de votre adresse email fournie à ce titre, nous les conservons pendant 3 ans à compter de votre inscription ou du dernier contact émanant de vous. Si vous décidez de vous désabonner, en cliquant sur le lien de désabonnement en bas de chaque e-mail, vos données seront effacées automatiquement avec effet immédiat.
Données issues du formulaire de contact : Les données que vous saisissez dans le formulaire de contact seront conservées chez nous jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer. Elles seront supprimées 1 an après la clôture de la demande.
Les fichiers de logs sont supprimés après 1 an.

6. Qui a accès à vos données personnelles ?

Nos services en interne :

Les données personnelles recueillies ne sont accessibles qu’aux seuls membres du personnel qui en font usage. Il s’agit de la relation client, de la comptabilité et de notre service informatique. L’accès à ces données est protégé par une double authentification.

Nos prestataires externes :

Des sous-traitants d’EduMedia réalisent pour nous des prestations informatiques et de communication et peuvent avoir accès aux seules données qui sont nécessaires au bon fonctionnement des services qu’ils nous fournissent.

Nous nous assurons que chaque prestataire a une qualité de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679), et la loi canadienne sur La Protection des Renseignements Personnels et les Documents Électroniques (LPRPDE).

7. Les sous-traitants d’EduMedia

Platform.sh

L’ensemble des données de notre site internet sont stockées sur des serveurs cloud de notre hébergeur, la société Platform.sh, situés sur le territoire de l'Union Européenne, en Irlande.

La sécurité des données de nos utilisateurs est notre priorité, et c’est le critère le plus important dans l'évaluation de notre choix d’hébergement. Nous avons choisi d'héberger vos données chez un prestataire européen qui est conforme à la loi canadienne (LPRPDE), et à la réglementation européenne (RGPD).
Platform.sh est certifié SOC 2 type 2 en matière de sécurité de données, confidentialité et disponibilités.

Politique de protection des données du sous-traitant :

https://platform.sh/trust-center/security/data-security/

Stripe

Plateforme de paiement pour souscrire à nos offres d’abonnement. Aucune information bancaire n’est transmise à EduMedia. Stripe est certifié fournisseur de services PCI de niveau 1 (PCI DSS1) soit le plus haut niveau de certification du secteur des paiements.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://stripe.com/fr/privacy

Brevo

Service permettant l’envoi d’emails dits « transactionnels », nécessaires au bon fonctionnement du Site.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://www.brevo.com/fr/legal/privacypolicy/

Plausible

Outil de mesure d’audience sur le Site. L'objectif est de suivre les tendances globales du trafic du Site. Il ne s'agit pas de suivre les visiteurs individuels. Plausible n'utilise pas de cookies et ne génère aucun identifiant persistant. Il ne collecte ni ne stocke aucune donnée personnelle.

Plausible Analytics, respecte le RGPD, le CCPA, le PECR ainsi que d’autres réglementations en matière de confidentialité sur ses produits d'analyse Web.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://plausible.io/privacy /

Adobe Fonts

Bibliothèque de polices pour uniformiser la présentation de nos contenus sur tout système informatique.

Nous ne transmettons pas d’informations personnelles à Adobe.

Les informations recueillies par Adobe Fonts sont disponibles à l’URL suivante : https://www.adobe.com/fr/privacy/policies/adobe-fonts.html

Sentry

Outil d'analyse qui permet de monitorer et corriger des erreurs systèmes via le dépôt de cookies temporaires.

Nous ne transmettons aucune information personnelle à Sentry.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://sentry.io/privacy

AWS

Espace de stockage infonuagique pour les captures vidéo réalisées par les enseignants et les élèves. Les serveurs sont basés en Europe. Ce prestataire est conforme à la loi canadienne (LPRPDE), et à la réglementation européenne (RGPD). AWS est certifié SOC 2 type 2 en matière de sécurité de données, confidentialité et disponibilité.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://aws.amazon.com/fr/compliance/data-protection/

Neverbounce

Application qui permet de vérifier si le courrier électronique inscrit par un utilisateur existe réellement.

Politique de protection des données du sous‑traitant : https://www.neverbounce.com/eu-privacy-policy

Par ailleurs, EduMedia exploite également des services tiers auxquels nous faisons appel pour nos activités d’exploitation.

Slack

Plateforme de messagerie pour la communication interne des employés d'EduMedia. La résolution de problème peut exiger d’échanger sur Slack des données à caractère personnel (emails, noms, contenus).

Politique de protection des données de ce service : https://slack.com/intl/fr-ca/trust/privacy/privacy-policy

Google Workspace

Application utilisée en interne pour stocker les e-mails, les documents, les diaporamas, les feuilles de calcul, etc. Ce service est notamment utilisé pour répondre aux demandes émanant de notre formulaire de contact (demande de devis, support technique).

Politique de protection des données de ce service : https://policies.google.com/privacy?hl=fr

8. Quelles données sont déposées via les cookies ?

Les « cookies » sont des petits fichiers textes déposés sur un terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d'un courrier électronique, de l'installation ou de l'utilisation d'un logiciel ou d'une application mobile et ce quel que soit le type de terminal utilisé.

L’Éditeur utilise des cookies de session (obligatoires pour un bon fonctionnement du site). Ces cookies stockent un identifiant de session unique et permettent à l’internaute de mémoriser ses informations de connexion du site. Ces cookies ne stockent aucune information personnelle et ne sont pas utilisés à des fins de profilage ou de « tracking » de l'utilisateur.

Vous trouverez les instructions en matière de Cookies sur les navigateurs les plus couramment utilisés et disponibles sur les liens suivants :

pour Chrome, cliquez ici
pour Internet Explorer, cliquez ici
pour Firefox, cliquez ici
pour Opera, cliquez ici

9. Quels sont vos droits ?

L’Utilisateur dispose des droits fondamentaux d'accès, de rectification, de portabilité, d’opposition et d’effacement de ses données personnelles. Conformément à ses obligations réglementaires, EduMedia a désigné un référent à la protection des données personnelles. Vous pouvez faire valoir ces droits pour vous et pour vos élèves en lui écrivant à tout moment :

par email à l’adresse dpo@edumedia.com
par courrier à l’une des deux adresses suivantes.

EduMedia (Europe)
à l’attention du DPO
8 rue Borie
33300 Bordeaux
France

EduMedia (Amerique et reste du monde)
à l’attention du DPO
835 avenue Turnbull
Québec, Qc, G1R 2X4
Canada

Nous pourrons alors exiger une preuve de votre identité pour vérifier la légitimité de votre demande.

ATTENTION : Toute demande de suppression s'accompagne de la fermeture définitive des comptes correspondants empêchant par conséquent l’accès aux différents contenus. Une telle décision irréversible peut impacter d’autres utilisateurs.

L’Utilisateur peut, en cas de contestation, formuler une réclamation auprès de l’opérateur chargé de la protection de la vie privée dans son pays : La CNIL, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

10. Modifications

Le présent document concernant les données personnelles pourra faire l'objet de modifications conformément à une éventuelle évolution du Site.

Ces modifications peuvent avoir lieu en tout temps et sans préavis. En cas de modification, les utilisateurs disposant d’un abonnement recevront une notification sous la forme d'un email ou d'une bannière sur notre Site.

Si ces modifications vous semblent inacceptables, n'utilisez plus les services d'EduMedia.

Confidentialité